Добър офис - истинска "втори дом" за своите служители. И по време на престоя си в тази къща всеки служител придобива много неща. Сред тях са двете важни документи, офис техника и консумативи, както и скъпи на сърцето неща, сувенири и други необходими машинарии. А какво да кажем, когато ще промени офис? Как бързо и точно изпълнява всичко, което трябва, без да губи или поврежда нещо? Има цяла система от правилното организиране на прехода от прости правила, като отбелязва, че можете да промените офиса без проблеми и без загуба. Но можете да направите, без тези устройства - достатъчно, за да ред офис се движат до ключ в "деликатен движещ се". Всички усилия и трикове на професионалистите поеме, и не е нужно да се откъснат от работа и се тревожи за безопасността на техните вещи.
Пробацията офис ход може да бъде разделена на следните етапи:
- решението да се движат;
- Избор на изпълнител;
- Получаване на движение;
- преместване и сетълмент.
За да преместите или не да се движи ... Решете
Ако подобна идея се роди, е необходимо да се определи дали е целесъобразно да се движат, какво разходи идват и колко голям ще се възползват от движение. Ако бъде одобрен, трябва да започнат да планират своите разходи и очакваните срокове за движение.
В зависимост от степента на планиране на компанията може да започне в рамките на 3 месеца, а може би след няколко години преди очакваното движение.
На този етап опасната точка може да е неправилна предварителен бюджет ход оценка. За да се намали този риск, обърнете внимание на две точки: кой да се обадя и какво да питат.
Веднага се направи набор от изисквания, които да бъдат изпълнени от изпълнителя. Трудов стаж, референции и препоръки, набор от услуги, дали има качеството на услугите за контрол, както се казва, всеки малък детайл е от значение. Определете каква работа е необходимо да се изпълни. Чия сили за извършване на опаковката на нещата и мебели, ако е необходимо да се извършат само неща. които ще се опитвайте да разглобявате, да се групират и да организира мебелите в новото място, ако връзката се изисква рафтове, но може да са необходими всички тези усилия? Търсете компании, които могат да задоволят всички ваши искания.
Често, когато бюджетът за движение въз основа на данните, получени в резултат на изходящите повиквания от няколко фирми. Специалист, за да отговори на обаждането ви, не вижда цялата картина, така че това може да звучи цифри са приблизителни.
- Реалният обем превозени собственост. Важно е да се помни всичко: на броя на столове, маси, размери, колко много рафтове във всеки кабинет, дали е необходимо да се разглобяват мебелите или на мебелите могат да бъдат транспортирани сглобени.
- необходимо времевата рамка, в която трябва да се направи в движение. Може би ви е грижа да се движат през уикенда до понеделник, всички служители могат да стигнат до работните си места. На свой ред, възлагащите фирми могат да бъдат допълнително заплащане за работа през почивните дни, струва си да се има предвид.
- Има ли някаква техника или мебели, които изискват специално внимание, когато се движат. Например, скъпи мебели от кабинета на директора, или много тежък сейф. Всичко това ще изисква допълнителни ресурси и квалифициран персонал в движещ се компания.
- За да се определят характеристиките на помещенията, както при напускане и въвеждане: от какво да се какво етаж се планира преместване, която има асансьори, стълбища.
Сравняваме сравни
Втората стъпка е изборът на движещ се компания: подготовка на тръжна документация, нежна, които се движат в условията на определяне, сключването на договора.Какви са капаните, срещани на този етап:
- изпълнител, който не разполага с необходимите ресурси за изпълнение на проекта;
- подписването на договора не съдържа съществени разпоредби (художник, отговорен за безопасността на имуществото на дружеството и третите лица, спазването на преместване на времето, информация за крайната цена на движение).
На второ място, ще получите потвърждение, че компанията има опит в подобни проекти на текуща база, а не спорадично. Имайте предвид, че принципът на мащабна организация офис преместване различава от организацията на малък, евтин апартамент подвижна. Имайте предвид тези нюанси в образуването на изискванията за движещ се компания
На трето място, уверете се, че компанията може да се свържем с вас в един и същ език, той е готов да се търси решение на проблема си. Обърнете внимание на подхода на компанията за комуникациите с клиенти - как служителите са точни, спазват споразуменията, постигнати бързо отговорим на исканията ви. Не се колебайте, тъй като служителите са възложени на преговорите по същия начин, те ще реагират и да си ход.
Ако изберете 5-7 компании предлагат един от тях е много по-различна от останалата част от предложенията. В това, което може да е уловката?
Цената ще се състои от следните компоненти: работата на експертите, размерът на опаковъчни материали и коли под наем. Сравнете цени на всеки един от тези елементи. Възможно е, че дружеството не разполага с опит в планирането на големи ходове, и експерт не може адекватно да оценят обхвата на работа и за колко време. Има и риск, че цената твърде ниска, за да получите своята поръчка на всяка цена. Големият въпрос е тогава тази компания ще изпълни задълженията си.
След като сте избрали движи компанията, това е договор за услуги. В този момент трябва да има ясна представа за условията на движение :. Списъка на движение имот последователност имот, графикът на строителството, списък от услуги и т.н. Всичко това трябва задължително да бъде фиксирана в договора на. Трябва да се уверите, че споразумението фиксира точната дата на началото и края на ход (процедурата или регулиране по време, ако точната дата на движение все още не е определена), Изпълнителната отговорен за безопасността на активите на фирмата си и трети лица, отговорни за спазването на сроковете.
След подписване на договора, можете да зададете отговарящ за подготовката на движение.
Подготовка за движение
Така че, се движат в компанията vybrana). Сега успехът на събитието с 90% зависи от това колко добре сте се подготвили. Колкото повече внимание заплати етапи на подготовка, по-ниска е вероятността, че този ход ще бъде по-дълго и по-скъпо (това е две основни опасности в процеса на преминаване).
Уведоми всички служители на датата на ход, който е отговорен за движение, който да се свържа по въпроси, офиси стаи в новия офис за всеки от отделите, от кога и как всеки служител трябва да се подготви работното си място. Това ще бъде полезно да се направи в рамките на компанията за електронна поща с тази информация.
Какво може и трябва да бъдат подготвени предварително?
На първо място, по плана на подреждане на мебели в новия офис. Има моменти, когато в самолета, тя изглежда добре, но в действителност, в новия офис мебели не се вписва в пространството. Имало е случаи, че компанията е била принудена да се купи нов подходящ по размери мебели за новия офис.
На трето място, важно е, че в началото на движение на всички работни места са най-подготвени. Всички лични вещи на работниците и служителите трябва да бъдат опаковани и пакета, подписани съответно; обзавеждане и оборудване са маркирани.
Искаме да дадем някои полезни съвети за опаковане на лични вещи. За опаковки по-удобно да си купя картонени кутии за преместване на доставка (например 40 * 30 * 30 cm) .Such кутии, подходящи за документация опаковки и канцеларски материали, те са доста лесни за носене. Ако използвате по-голяма кутия, не ги запълни изцяло или иначе те ще станат недостъпни, освен съществува риск, че на борда няма да издържи на натоварването, както и в долната част на кутията ще пробие в най-неочакван момент. Всички кутии трябва да подпише с големи букви в горната и страна. Имам нужда да пиша от една стая и неща от този род. Ако това е нещо особено ценно или крехка, че е необходимо да се напише върху кутията на първо място.
Мебели е необходимо за маркиране също. За тази цел всички елементи на мебели парчета трябва да поставите самозалепваща лента и да подпише подробности. Познати Офис стикери не са подходящи за тази цел, тъй като те могат да се разхлаби по време на товарене и транспорт.
Всички необходими опаковъчни материали за преместване, за да преминете на доставката, можете да поръчате на изпълнителя.
Посъветвайте се движи компанията по-рано, за да се подготви списък на служителите и броя на машините, които ще работят по време на движение. Трансфер списъци в собствената си охрана, за да се провери (ако имате такава), както и охрана бизнес център (и). Уверете се, че всичко е в ред. Това е за да се избегне престой по време на движение, поради недопускане на служителите на фирмата-превозвач в бизнес център на територията. Уверете се, че в деня на движещи се превозни средства с корабната компания ще бъде в състояние да управлява до входа на бизнес центъра. Ако е необходимо, предварително книгата си място за паркиране.
Не трябва да се разчуе един смущаващ момент. Уверете се, че вашата компания не разполага с дълг към лизингодателя. Вие това не може да се предотврати, но в най-важния момент транспорт се движи компанията не може да признае на територията на бизнес центъра, или, обратно, да не се освободи напълно заредена машина.
В постоянен контакт с представител на движещ се компания. Съвместно извършват подготвителната работа, да коригира първоначалните планове. Това ще помогне за осъществяване на ефективно и бързо движение.
Ако обучението беше пълна, но вече може да изтеглите само коли и отиде да се заселят в новото пространство.
Присвояване на най-малко две отговорни служители на компанията, по един придружител за всеки офис (бивш и бъдещ). Всеки от присъстващите трябва да се знае контакти отговорни служители се движат в компанията, които извършват си ход. Осигуряване на всяко мито отпечатате плана на подреждане на мебели в новия офис.
Окачете веригата на входа на нов офис - това ще ускори процеса на преминаване.
За да отидете на място в новия офис не е там "много малки" не се допускат в една стая на различни изпълнители (движещи се компания, ИТ специалисти, klinig, hozsluzhba). На първо място, те ще си пречат взаимно, и второ, рискът от загуба или повреда на имущество. Тогава разбера кой е виновен е много проблематично.
Организиране на новия офис "открива стая." Възможно е да се постави кутии или неща, които са нечетливи или неправилно подписан, и не е било възможно да се определи тяхното членство. Служителите, които не са неща "ще достигне" до работното място, ще могат да ги намерите бързо и се захващаме за работа.
Така че, движейки се почти завършен, остава само да се установят на ново място. Служителите отговорен движещ се компания, която не само ще премахне всички отломки отляво в движение, но не се мързеливи, за да дойда при вас на следващия ден. Тъй като опитът показва, че това е, когато служителите започват да се заселват в пространството и да се премести на мебелите да ви хареса. Помощ се движат служители на компанията ще бъде много полезен.
Сега можете да диша една въздишка на облекчение. Нови възгледи приятен за окото. Служителите са поставили своите кактуси висяха календари, изложени кутиите с моливи и играчки Антистрес и готови за нови трудови подвизи. На добър час!
Свързани статии